Vorige week gaf ik een communicatietraining aan een groep van 10 technische mannen. Leidinggevenden bij een installatiebedrijf; voormannen, projectleiders, hoofden inkoop en bedrijfsbureau. En voordat het ongemakkelijk wordt: Corona-proof, op afstand, in een enorme en goed geventileerde ruimte. Natuurlijk 😉
Leidinggeven bestaat voor een groot deel uit het geven van feedback. En hoewel ‘zeggen wat je ervan vindt’ voor de meeste deelnemers geen probleem is, wordt het anders om dat effectief te doen, met behoud van een goede werkrelatie, en gericht op groei en verbetering. Daarom oefenen we in zo’n training met het toepassen van de 5 regels voor effectieve feedback. Ze luiden als volgt:
- Check of dit een goede timing is (Is er genoeg tijd voor dit gesprek? Is je eventuele ergernis over het onderwerp van de feedback al voldoende gezakt? Is er ruimte om even onder 4 ogen te kunnen praten?); we noemen dit de “klimaatcheck”.
- Benoem welk gedrag jij hebt waargenomen; wat heb je iemand zien doen of horen zeggen? En: Beperk je tot die waarneming! Observeren dus, en niet interpreteren. Moeilijker dan het lijkt!
- Vertel wat het effect van dat gedrag op jou is, of was. Maak het persoonlijk.
- Stilte! 😉 Jij houdt je mond, en geeft de ander de ruimte om te reageren.
- En, als laatste, vertel welk gedrag je wél wilt zien. Doe samen voorstellen voor en maak concrete afspraken over ander, nieuw gedrag.
Ik werk in deze trainingen altijd met een trainingsacteur, zodat de deelnemers kunnen oefenen. Mark, zoals hij in deze rol heet, legde zijn voeten op tafel en een van de deelnemers begon meteen te roepen: “Waarom leg jij je schoenen op tafel? Doe je dat thuis ook?!” Niet geheel volgens de regelen der feedback…..waarop Mark antwoordde met “daar heb ik 87 redenen voor” en “nee, thuis heb ik geen tafel!”. Tja, zo kom je niet verder. De waarom-vraag stellen is in feedback trouwens sowieso een no-go. Als het gedrag dat jij wilt bespreken een goede reden heeft, vertelt jouw gesprekspartner je dat vanzelf wel. Bij 4, als jij stil bent, en hem daarvoor de gelegenheid geeft.
Een ander probeerde het met “ik wil dat je je schoenen van tafel haalt” – wat op zich duidelijke taal is, maar beter is het om niet met regel 5, maar met regel 1 of 2 te beginnen. Uiteindelijk zei de derde deelnemer “Mark, je hebt je schoenen op mijn tafel, en dat vind ik niet netjes” (regel 2 en 3). Mark bood daarvoor zijn excuses aan, en vertelde dat hij z’n enkel had verstuikt. En natuurlijk veranderde dat de zaak; er werd een stoel bij gesleept, een kussentje ergens vandaan gehaald, en de werkrelatie bleef intact. De schoenen op tafel van Mark hadden niets te maken met brutaal, onaangepast of wat al niet meer.
De moraal van dit verhaal: Doe geen aannames. Beperk je tot je observaties. En bekwaam je in het respectvol en oordeelloos geven van feedback, om je te verwonderen over de onverwachte wendingen die gesprekken dan kunnen nemen.
Ik wens je een fijne dag, met mooie gesprekken!