Dat willen we allemaal wel, toch? Meer doen in minder tijd. Zodat we tijd over houden. Voor andere dingen. Toch weer meer, dus. In werktijd, of in vrije tijd, we willen altijd méér voor elkaar krijgen. Zodat we meer rust ervaren. Vreemde logica, vind je niet?

Enige tijd geleden las ik een lange lijst met tips voor directeuren die zich altijd (te) druk-druk-druk voelen. Volgens mij zijn directeuren net mensen, en zijn de adviezen die voor hen werken dus ook nuttig voor alle anderen. Daarom deel ik acht tips uit die lijst, aangevuld met dat wat voor mij goed werkt, in deze blog – voor iedereen die wel wat meer wil doen in z’n werk, in minder tijd. Daar gaan we:

1. Houd een paar weken bij hoeveel je vergadert. En beoordeel dan: Welke vergaderingen waren er op mijn initiatief? Bij welke was mijn deelname achteraf wel, en bij welke niet of minder nuttig & nodig? Kan ik die voortaan skippen? Of overweeg om de wekelijkse vergaderingen te veranderen in tweewekelijks. En de tweewekelijkse vergaderingen in maandelijkse. Kan vast niet overal, maar alle beetjes helpen.
2. Vergader lopend. En als ’t even kan: Buiten.
3. Stel je mailbox zo in, dat je de aan jou gerichte mails en die waarin je in cc staat, in aparte mailboxen ontvangt. Die laatste zijn altijd minder urgent en belangrijk. Zo weet je wat wel, en wat niet (of minder) om jouw aandacht vraagt.
4. Mail alleen als het nodig is, want: hoe minder je zelf mailt, hoe minder mails je blijkt te ontvangen. En dat geeft rust.
5. Bemoei je niet overal mee (gouden tip als je ’t mij vraagt!). Realiseer je dat je waarschijnlijk een heleboel kundige collega’s hebt, die prima toegerust zijn voor hun taken. Scheelt een hoop overleg, gedoe, en werk.
6. Stop met het verbeteren van andermans werk, als jij de kwaliteit onvoldoende vindt. Laat weten dat je iets niet goed genoeg vindt, en geef het terug aan de afzender – die dan vervolgens zelf de verbeteringen kan doorvoeren.
7. Realiseer je dat “problemen oplossen” bij je werk hoort, en dat iedereen die in elke organisatie tegenkomt. Vrijwel alles is dus oplosbaar. Zonder “gedoetjes” bestond jouw baan misschien niet eens. Dus: Neem tegenslag lichter op, en stel je verwachtingen bij.
8. Schaf lunchmeetings af. Lunch is voor pauze, en niet voor vergaderen.

Met dank aan Jeroen Mol (auteur van “Dwars door alles heen – levenslessen van een manager die door ziekte beter wordt”) en aan Japke-d. Bouma. Die sowieso een flink aantal geweldige boeken over werk & kantoorleed op haar naam heeft staan. Nuttig, relativerend, en ontzettend grappig bovendien. Doe er je voordeel mee!